خبر كيف يمكن أن نكون أكثر إنتاجاً في أعمالنا ؟

فلسطين اليوم

أصبحنا نعيش الآن في عالم مزدحم حيث ملايين الأشياء تحدث في وقت واحد، ولذلك فإن القيام بعدة مهام في آن واحد بالنسبة للكثيرين منا، هو الوسيلة المثلى لمواكبة الأحداث، والشعور بأننا غير مهملين أو منسيين، فمن التحقق من البريد الإلكتروني أثناء الغداء مع الأصدقاء، إلى تحديث الحالة الشخصية خلال اجتماع للموظفين، الكثير منا يحاولون إنجاز الكثير من الأعمال في ذات الوقت، ولكن هنا تكمن المشكلة، فتبعاً للإحصائيات هناك 2% منا فقط يستطيعون القيام بالعديد من المهام في وقت واحد وبشكل فعال، وهذا يعني أن الـ98% الباقين يضيعون وقتهم ويخفضون أداءهم بحجة “زيادة الإنتاجية”.

إذاً ما الذي يجب القيام به؟ يبدو أن الوقت قد حان لإطفاء الهاتف الذكي، ورفع رأسك للاستماع إلى تلك النكتة المضحكة التي يرويها صديقك، أو ذلك السؤال الذي يطرحه رئيسك في الاجتماع، فزيادة الإنتاجية أمر متاح لنا جميعاً، وقد تتفاجأ إذا ما علمت أن أفضل الانتاج كفاءة هو الذي يأتي عندما نقوم بالتركيز عليه وحده فقط، دون أن نعدد مهامنا.

كما أشرنا سابقاً، تعدد المهام يعني القيام بأكثر من شيء واحد في الوقت ذاته، ولكن في عصر تسيطر عليه الهواتف الذكية، والأجهزة اللوحية، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة، يصبح من السهل أن نمارس تعدد المهام حتى دون أن ندرك ذلك، فبعد كل شيء، معظمنا يتحقق من الفيسبوك خلال حصص الكيمياء أو أثناء المكالمة الجماعية الطويلة (مرة واحدة على الأقل).

إن ممارسة تعدد المهام باستخدام الهاتف الذكي (أو الآي باد، أو الجهاز اللوحي، وما إلى ذلك) أصبح منتشراً جداً في هذه الأيام  لدرجة أن إحدى الدراسات أطلقت عليها اسم “وباء الإلهاء”، وعلى عكس الفكر الشعبي، فإن الإدمان على استخدام الأجهزة الإلكترونية المحمولة قد يضعف في الواقع من القدرة على ممارسة تعدد المهام، ويؤدي إلى المعاناة من الحمل المعرفي الزائد.

يبدو أن أدمغتنا ليست جيدة جداً في فعل أكثر من شيء واحد في وقت واحد، حيث وجدت إحدى الدراسات أن الدماغ قد يصاب بالإرهاق عند مواجهة المهام المتعددة، فقد وجد الباحثون أنه عندما نحاول أن نقوم بأداء أكثر من مهمة في وقت واحد، فإن الدماغ يترك المعلومات التي يتلقاها على السطح وينقل اهتمامه بسرعة من شيء إلى آخر، بدلاً من معالجة جميع البنود في وقت واحد، وبذلك بدلاً من أن يصبح المرء أكثر إنتاجية عندما يقوم بأداء أكثر من مهمة دفعة واحدة، فإن هذه الدراسة تشير إلى أننا نصبح أكثر تشتتاً، وبالتالي أقل قدرة على التعامل مع تحديات ارتفاع عبء العمل.

في حين أن معظمنا يتعرض يومياً لممارسة تعدد المهام، فإن البحوث تشير إلى أن الأشخاص الذين يكون لديهم صعوبة في التركيز على مهمة واحدة، يكونون أكثر عرضة للقيام بأداء أكثر من مهمة في وقت واحد، ولكن ما يزال هناك أمل بالنسبة لنا، فبمجرد أن تقتنع بأن تعدد المهام لا يحسن من أدائنا، اتبع هذه النصائح للتركيز على شيء واحد في وقت واحد دون التضحية بالإنتاجية.

• ابتعد عن هاتفك الذكي: إن الابتعاد عن الهاتف أو التلفاز يبعدك عن التشتت أثناء العمل، ويتيح لك فرصة لقاء أصدقائك، أو العزف على الغيتار، أو أي شيء آخر تبعدك هذه التقنيات عن القيام به.
• جد لنفسك روتيناً مريحاً والتزم به: إن هذا الأمر يمكن أن يكون مفيداً إذا كنت تنفق جزءاً كبيراً من يومك على الكمبيوتر أو العمل من المنزل، فبدلاً من الغوص في المهام المتعددة طوعاً أو كراهية، قم بإعداد جدول زمني يخبرك بما يجب عليك عمله ومتى عليك أن تعمله، وتأكد من إدراج بعض الاستراحات خلال اليوم، فبهذه الطريقة يمكنك أن تتوقع ما يمكن أن تنتجه في كل مرة تجلس فيها كي تعمل.
• حدد أهدافاً: إعرف ما تنوي القيام به قبل البدء بالعمل عليه، فإذا لم يكن لديك مسار واضح، يمكن للانحرافات عندها أن تحدث بسهولة، لذلك وقبل البدء في أداء مهمة جديدة، خصص بعض الدقائق لوضع خطة تحدد من خلالها الخطوات التي تحتاجها لإكمال المهمة، وحدد أيضاً ترتيب هذه الخطوات، وبهذا سيقل احتمال إضاعتك للوقت وأنت تفكر بما الذي يجب فعله كخطوة تالية.
• تناول وجبة فطور جيدة: بينت الدراسات أن قضاء بعض الوقت في مضغ وجبة فطور صحية يمكن أن يساعد في زيادة التركيز والانتباه، وسيكون الأمر أفضل إذا كانت تلك الوجبة تتضمن بعض البروتين.
• مارس التأمل: تشير الدراسات إلى أن التأمل المنتظم يمكن أن يعزز من وظائف الدماغ ويعزز من قدرته على التركيز والانتباه، كما أنه يمكن أن يساعد أيضاً في الحد من التوتر عندما يكون لديك قائمة ضخمة من الأعمال التي يجب القيام بها.
• امنع نفسك من القيام بأكثر من شيء في وقت واحد: إذا كنت لا تستطيع أن تبعد نفسك عن الملهيات بقوة الإرادة وحدها فلا تقلق، هناك العديد من التطبيقات التي سوف تغلق جميع الأشياء التي يمكن أن تسبب تشتت الانتباه على أجهزتك، فملاً هناك تطبيق يسمى (Dark Room)، وهو تطبيق يجعل جهاز الكمبيوتر الخاص بك يسمح لك بالكتابة فقط، كما أن تطبيق (Anti-Social) يمنعك من تفحص وسائل التواصل الاجتماعية أثناء العمل، أما بالنسبة لتطبيق (Rescue Time) فهو يسمح لك بحجب بعض المواقع المختارة ويتتبع مقدار الوقت الذي تقضيه على الأنشطة المختلفة، وبذلك يمكنك من ضبط وقتك وفقاً لذلك.
• أصغِ جيداً: نحن لا نستطيع أن نكون أكثر انتاجية إذا كنا نصف منتبهين لما يقوله الشخص أثناء التحقق من هاتفنا، وحساب الفيسبوك الخاص بنا، لذلك ولكي تكون مستمعاً أفضل، وتستطيع الحصول على المعلومات التي تحتاج إليها أصلاً، انظر إلى عيني المتكلم، وابق حاضراً مع المحادثة، فمن يهتم إذا كان لديك 12 رسالة غير مقروءة في بريدك الإلكتروني.
• قلل من الفوضى حولك: للمساعدة في تجنب التعرض للتشتت أثناء العمل، حاول إبقاء المكان الذي تعمل به في حالة منظمة، وحاول البحث عن مكان لكل شيء فوق مكتبك، وحافظ على أوراقك منظمة حتى لا تضيع الوقت في البحث عنها بين أكوام الملفات المنتشرة هنا وهناك، وهذا الأمر ينطبق أيضاً على سطح المكتب الذي يوجد على جهاز الكمبيوتر لديك، حيث يجب عليك الحافظ على ملفاتك بشكل منظم وإغلاق جميع النوافذ والمتصفحات الإضافية حتى تتمكن من العمل بشكل واضح.
• أعط نفسك فترة للاستراحة: تشير الدراسات إلى أن أخذ فترات من الراحة القصيرة خلال أداء مهمة ما يمكن أن يحسّن من حالة التركيز لدى الأشخاص الذين يقومون بها، لذلك قم بالمشي قليلاً حول المكان أو خذ خمس دقائق للتحديق في الجدار والتنفس بعمق.
• اقرأ المزيد: هناك الكثير من الكتب المتاحة التي من شأنها أن تساعدك على وضع استراتيجيات لتحقيق تركيز أعمق وانتباه أفضل.